Faktura proběhne firmou, košilka se doplní o podpisy a rozúčtování a následně založí. Po naskenování faktury se vyhledají a rozpoznají všechny důležité údaje a ty se automaticky přenesou do ERP systému. Tento proces je sice funkční, ale faktura se může ztratit či zůstat u někoho na stole pod jinými dokumenty. Pak mohou hrozit někdy i výrazné sankce za pozdní úhradu. Přitom existují nástroje, které dokáží tento postup velmi zefektivnit.

V IFS Aplikaci se jedná o modul Workflow přijaté faktury. Ten poskytuje podporu procesu pro schválení a rozúčtování faktur a samozřejmě uchovává fakturu (včetně případných příloh) v grafické podobě. Je kdykoliv k dispozici, automaticky připojený k příjmu zboží/materiálu, na projektu či u objektu v údržbě. Tento schvalovací proces slučuje všechny přijaté faktury, a to jak elektronicky zpracovávané papírové faktury, tak přijaté přes e-mail, EDI či jiným způsobem.

”Vytěžování faktur je proces, který účetním ušetří čas, sníží chybovost a zrychlí práci,” popisuje Pavel Bláhovec, ředitel obchodu a supportu IFS Czech. ”Pro firmu je takový proces efektivní, ale pro účetní znamená práci navíc se skenováním faktur. Jaký užitek to přinese účetní? Pokud se tento proces spojí s automatickým vytěžením údajů z faktury – uspoří čas, zrychlí práci a sníží chybovost. Účetní či fakturantka sice věnuje čas naskenování, ale pak pouze kontroluje rozpoznané údaje. Výsledkem tak může být snížení manuální práce o 75% – 90% a snížení nákladů na přijaté faktury až o 80%.“

VÝHODY:

• Rychlejší průběh faktury firmou.

• Avízo a eskalace, pokud faktura u někoho zůstane „viset“.

• Nemožnost ztráty faktury = garance včasné úhrady –> odpadá riziko penále.

• Okamžitě k dohledání při náhledu – úspora času účetních.

• Ekologický proces –> úspora papíru.

• Jedno místo pro všechny typy faktur – papírová, PDF či EDI.

IFS Aplikace využívají nástroj QINVE, což je nástroj pro chytré vytěžení údajů z faktur. QINVE umí zpracovat faktury jak ze skeneru i z e-mailu a přenést je do IFS Aplikace. Využívá standardní funkcionality IFS Aplikací, a proto není potřeba žádná zákaznická úprava, což minimalizuje náklady na zavedení. Napojení na ARES, registr plátců DPH a kontrola údajů s ERP systémem zajišťují vysokou přesnost údajů. Další výhodou je, že systém je služba, která se stále učí. Pokud vaše faktura není rozpoznaná správně, předá se k naučení a příště již dojde k jejímu správnému rozpoznání, a to bez dodatečných nákladů na učení. ”Modul IFS Aplikace – Workflow přijaté faktury – je ve spojení s QINVE velmi mocný nástroj, který poskytuje nejen prokazatelné úspory, ale současně posouvá další proces ve firmě na špičkovou úroveň. Využití je možné v IFS Enterprise Exploreru, na webovém portálu i v mobilním telefonu či tabletu,” doplňuje Pavel Bláhovec.

* Zdroj: Key Accounts Payable Benchmarks, The Accounts Payable Network 2009

** Zdroj: ČSÚ, 3Q2013

O QINVE

Qinve je nástroj pro fakturantky a účetní na rychlé a efektivní zpracování papírových dodavatelských faktur. Faktury lze naskenovat a přenést s Qinve do ekonomického informačního systému. Všechny údaje budou automaticky rozpoznány a vloženy do správných polí. Fakturu je zpracována za 10 vteřin. Více na www.QINVE.com.

O společnosti IFS

IFS je veřejně obchodovaná společnost (OMX STO: IFS) založená v roce 1983, která vyvíjí, dodává a implementuje systém IFS Applications, plně integrovanou sadu aplikací pro plánování podnikových prostředků založenou na technologii SOA. Společnost má více než 2 000 zákazníků ve více než 50 zemích a soustředí se na sedm hlavních odvětví: letectví a obranu, technické služby a telekomunikace, strojírenství, zpracovatelský průmysl, automobilový průmysl, maloobchod a velkoobchod, stavební průmysl a správu služeb. Přímé zastoupení IFS pro Českou republiku, společnost IFS Czech s. r. o. se sídlem v Praze, bylo založeno v roce 2000 spolu se zastoupením na Slovensku IFS Slovakia s.r.o. se sídlem v Žilině. Od r. 2001 v ČR rovněž jako distributor a implementační partner IFS působí významný český systémový integrátor, společnost ALTEC a.s. V současné době mají všechny tyto společnosti k dispozici více než 80 odborníků, kteří zajišťují lokalizaci, dodávku a implementaci produktů IFS na českém a slovenském trhu. Více informací naleznete na www.IFSWORLD.com a www.ALTEC.cz.