Dodavatelský řetězec z oblasti elektroinstalačních a elektrických výrobků se stal dalším segmentem, který přechází na automatizaci zpracování obchodních dokladů s využitím standardního formátu pro výměnu strukturovaných dat (EDI). Nejvýznamnější distributoři sdružení pod Svazem elektrotechnických velkoobchodů zapojují své dodavatele. Zpracování a

překlad dokladů v rámci jednotlivých obchodních protistran zajišťuje EDI provider CCV Informační systémy. Prvním, kdo překročil hranici 70 dodavatelů zapojených do elektronické výměny dokladů, se stala společnost Sonepar, která prodává statisíce položek elektromateriálu od více než 400 výrobců.

Společnosti z oblasti dodávek a distribuce elektroinstalačních a elektrických výrobků a služeb se v letošním roce rozhodly na českém trhu zásadní měrou akcelerovat přechod na jednotný způsob výměny a automatické zpracování obchodních dokladů ve formátu strukturovaných dat EDI (Electronic Data Interchange). Cílem je postupně odstranit neefektivní způsoby přenosu dat, ať už se jedná o papírové doklady či korespondenci prostřednictvím e-mailu a jiné způsoby vyžadující vysokou míru kancelářské administrativy a manuálního zapojení pracovníků.

Nejdále elektronizaci dokladů rozběhl Sonepar

Jeden z největších tuzemských distributorů Sonepar má do elektronické komunikace aktuálně zapojeno přes 65 procent objemu dokladů s více než 70 dodavateli s cílem postupného zapojení všech významných partnerů.

Tomáš Šťásek, vedoucí IT oddělení společnosti Sonepar, dosavadní praxi komentuje: „Většině dodavatelů jsme v minulosti posílali objednávky e-mailem v PDF souboru a někteří větší dodavatelé měli svá portálová řešení, do kterých jsme ručně importovali datový soubor objednávky, který musel nákupčí nejprve exportovat ze systému, což bylo několik úkonů navíc. Z druhé strany jsme pak dostávali velké množství faktur pouze v papírové podobě či jako PDF. Někteří dodavatelé sice zasílali faktury již elektronicky e-mailem v různých verzích formátu ISDOC nebo jiných specifických formátech, ale pro ty bylo třeba programovat načítací programy, což bylo pracné a nákladné.“

Jako ideální řešení obchodní výměny dokladů v plně elektronické podobě včetně jejich automatického strojového zpracování bylo vybráno standardní EDI, které je využíváno mezinárodně.

„S růstem našeho obratu přímou úměrou rostly počty přijímaných řádků položek a faktur a navíc jsme chtěli ulehčit práci pracovníkům centrálního skladu s příjmem zboží, tak abychom stihli objednávky zákazníků expedovat na druhý den,“ popisuje klíčové důvody pro změnu Tomáš Šťásek, a doplňuje: „Hledali jsme přitom takové řešení, které bude akceptovatelné pro co největší počet dodavatelů tak, abychom na naší straně nemuseli s každým řešit propojení individuálně na míru. Nakonec jsme zvolili osvědčené cloudové řešení ORION EDI od CCV Informační systémy, které nám přes jedno rozhraní zajišťuje veškerý překlad formátů a distribuci dokladů protistranám přes zabezpečené sítě.“

Přínosy nasazení EDI od skladu až po účetní oddělení

Implementaci EDI komunikace do podnikového systému Sonepar spočívala v úpravě příjmu datových formátů pro čtyři druhy dokladů, nastavení komunikačního kanálu a otestování. Následoval pilotní projekt se třemi dodavateli k ověření správnosti nastavení. Teprve potom Sonepar odstartoval oslovování dalších dodavatelů.

„Na začátku jsme měli určité obavy, jak toto řešení přijmou naši partneři, ale nakonec bylo zapojení poměrně hladké. Do značné míry to bylo dáno i určitou mírou jejich připravenosti, kdy někteří již EDI využívali, a tak nebyl problém se na úrovni EDI providerů domluvit a propojit. Následně se začali zapojovat i ti, kteří EDI neměli a čekali na praktickou ukázku provozuschopnosti řešení,“ popisuje Šťásek začátky zapojování partnerů.

„Nyní s odstupem času mohu určitě konstatovat, že stávající objem přijatých faktur a přijímaných položek bychom ve stávajícím počtu pracovníků nezvládli a zejména sklad a ekonomické oddělení si již nedokáží své fungování bez EDI komunikace představit. Největším přínosem implementace je tedy jednoznačně efektivita a usnadnění práce,“ dodal Šťásek.