Nové funkce produktu IFS Applications a IFS Field Service Management, pomohou zákazníkům splnit požadavky nařízení GDPR při správě a zpracovávání osobních údajů. Dodržování nařízení GDPR podporují nové funkce, které jsou součástí produktu IFS Applications 9 od Update 10 a dále. Podobné funkce budou od konce 1. čtvrtletí roku 2018 podporovány také v řešení IFS Field Service Management 5.7 od Update 3 dále.
Nové funkce podporují splnění požadavků nařízení GDPR ve všech klíčových procesech týkajících se správy osobních údajů:
1. Shromažďování údajů v souladu se zákonem: Podle nařízení GDPR smí být osobní údaje shromažďovány výhradně pro konkrétní definované účely a uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro tyto účely. Nové funkce usnadňují tyto činnosti tím, že umožňují identifikovat veškeré datové subjekty a přiřadit k nim jeden nebo několik definovaných účelů pro zpracování osobních údajů, včetně doby trvání, přičemž každý z nich lze propojit s jedním nebo několika právními důvody pro zpracování.
2. Bezpečné uchovávání: Osobní údaje musí být zadávány a uchovávány bezpečným způsobem v systémech používaných pro jejich zpracování a v souladu s oprávněními k přístupu nezbytnými pro účel, pro který byly údaje shromážděny. Nové funkce doplňující stávající mechanismy pro přístup k údajům založený na rolích, usnadňují tyto činnosti tím, že nabízejí soubor speciálních mechanismů a oken zjednodušujících správu datových subjektů, položek osobních informací, účelu zpracování údajů, odstraňování a anonymizaci údajů a datem řízené platnosti souhlasu evidence a použití osobních údajů.
3. Bezpečný přístup a přenos: Možnost přístupu k údajům a jejich přenos je významnou součástí při plnění požadavků nařízení GDPR. Nové funkce usnadňují tyto činnosti tím, že přináší nový přehled, který lze vytvořit pro konkrétní datový subjekt uložený v produktu IFS Applications nebo IFS Field Service Management. Nový přehled zobrazí příslušné informace včetně všech uchovávaných údajů, jejich účelů uchovávání spolu s příslušným daty vypršení platnosti a právních důvodů, jimž tyto údaje a účely podléhají.
4. Bezpečná správa/odstranění: Mezi tři hlavní požadavky nařízení GDPR patří zajišťování aktuálnosti záznamů, právo datových subjektů „být zapomenut“ a povinnost správce údajů neuchovávat záznamy pro jiné než zákonné účely, kromě těch, pro které datový subjekt udělil souhlas. Nové funkce usnadňují tyto činnosti tím, že podporují procesy správy údajů. Poskytují správci údajů možnost aktualizovat data, odstraňovat je nebo anonymizovat (podle potřeby) v závislosti na souhlasu datového subjektu nebo při uplynutí doby povolené pro jejich uchovávání.
5. Používání údajů v souladu se zákonem: Uchovávání osobních údajů v systému s možností zpřístupnit, poskytnout a odstranit údaje kdykoli v případě potřeby je zásadní nutností, která vyžaduje správné nastavení, správu a používání osobních informací, což zase naopak závisí na snadném přístupu, vizualizaci údajů a schopnosti být informován. Nové funkce usnadňují tyto činnosti tím, že poskytují jediný vstupní bod pro přístup a správu účelů a důvodů zpracování.
„Vylepšením produktu IFS Applications a IFS Field Service Management o podporu nařízení GDPR nabízíme našim zákazníkům integrované a intuitivní softwarové funkce, které usnadňují dodržování nových nařízení, jež vstoupí v platnost v květnu tohoto roku,“ prohlásil Steve Treagust, globální oborový ředitel pro finance, HCM a strategii ve společnosti IFS. „Kromě zajištění dodržování nařízení GDPR umožní nové funkce společnostem zlepšit také procesy správy údajů. Výsledkem tak bude vyšší kvalita údajů zásluhou relevantnějších údajů a nižší objem nerelevantních údajů, což povede k výraznému snížení nákladů.“
