Nová technologická služba pro automatizaci příjmu faktur a usnadnění zpracování dokladů, ale také jejich důvěryhodnou archivaci až po import do podnikového ekonomického systému – to představuje novinka ORION Invoice Flow, kterou uvedla společnost CCV Informační systémy. Služba je výjimečná zejména tím, že automatizuje zpracování faktur v různých formátech bez nároků na obsluhu.
Digitalizace účetnictví je silný nastupující trend. Přicházející změny budou mít vliv na samotnou podobu účetní profese. Na evropské úrovni dochází k harmonizaci formátů i legislativy k posílení implementace elektronické fakturace do účetní praxe. Stále více do firem přichází originály dokladů v elektronické podobě, a o to problematičtější se stává jejich dvojkolejnost s papírovými formáty.
Jedno řešení pro celý proces zpracování faktur
ORION Invoice Flow sjednocuje všechny potřebné nástroje pro automatizaci příjmu a zpracování faktur bez ohledu na to, jestli do firmy přijde faktura v obálce, faxem, jako PDF příloha e-mailu, ve strukturovaném formátu (EDI, XML, IDOC, ISDOC apod.) nebo dokonce obrázek JPG. Nasazení u zákazníků potvrzují, že ušetří okolo 80 % času při zpracování faktur.
„Násobně se zkrátila doba, kterou jsme potřebovali na zpracování faktur. S pomocí ORION Invoice Flow máme zajištěn příjem faktur až do ekonomického systému Helios a zlepšili jsme úroveň spolupráce s externí účetní agenturou,“ hodnotí zavedení služby Jiří Šilhánek, finanční manažer společnosti Fri-Service Czech (dříve Fri-Jado).
Služba přináší nejen automatizované pořízení faktur, evidenci a kontrolu, ale díky elektronickému workflow zkracuje schvalování faktur ze dnů na minuty. Bez ručního přepisování a chyb je následně automaticky načte do podnikového systému a zároveň archivuje po zákonem stanovenou dobu.
Snadnější práce bez papírů až po proplacení
„Služba umožňuje našim zákazníkům 100 % všech faktur zpracovat do systému automaticky v elektronickém formátu a u zbožových faktur až 90 % všech faktur lze zpracovat procesem likvidace vůči objednávce plně automaticky bez zásahu lidské ruky. Obsluha pak u 10 % faktur řeší pouze neshody,“ vysvětluje David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.
ORION Invoice Flow je napojené na další chytré služby centra ORION. Jednou z nich možnost financování faktur pro zhodnocení pracovního kapitálu vázaného v přijatých fakturách.
Konsolidační centrum ORION každý měsíc přenese milióny elektronických dokladů tisícům protistran ve formátu strukturovaných dat (EDI – Electronic Data Interchange). Bezpečnost práce s doklady dokládá certifikace ISO 27001 od certifikační autority TÜV SÜD Czech, kterou získalo CCV Informační systémy jako první tuzemský provider elektronické výměny dokladů.
